Goede communicatie – beter omgaan met mijn medewerkers

In een van de trainingen die ik onlangs gaf over het geven van feedback voor leidinggevenden zei een van de deelnemers: “Waarom moet ik altijd veranderen en doen ze niet gewoon waarvoor ze zijn aangenomen?”. Tja, dat ligt aan allerlei oorzaken waar ik nu niet op in ga. Waar het nu om gaat. Hoe krijg je als leidinggevende alle medewerkers met de neus dezelfde kant op?

Onboarding

Een van de eerste zaken waar tegenwoordig meer aandacht aan wordt gegeven is onboarding, met een inwerktraject. Bijvoorbeeld, hoe willen we als afdeling dat bepaalde zaken gedaan worden, gecommuniceerd worden naar collega’s en patiënten? Wat zijn de protocollen en hoe wil je dat medewerkers daar mee omgaan. Een goede inwerkperiode is van groot belang voor het optimaal functioneren van de medewerker.

Zo doen we dat altijd …

Vaak kom je in een team terecht dat al enige tijd met elkaar samenwerkt en veel ingesleten patronen kent. “Zo doen wij het altijd!” is een zin waar je als leidinggevende allergisch voor kunt worden. (als je het al niet bent). Van de ene kant zijn patronen goed, ze kunnen helpen om de dagelijkse routine snel en efficiënt te doen. Je moet er niet aan denken dat iedereen met alles tijdens het werk gaat nadenken of dit wel de meest efficiënte manier is. Je zou er gek van worden en het geeft een enorme oponthoud!

Van de andere kant is het ook goed om zo af en toe bepaalde patronen in processen of bij medewerkers onder de loep te nemen en te kijken waarom deze patronen bestaan. Zijn ze op deze manier nog nodig?

Op teamniveau kun je dat bijvoorbeeld in overleg structuren doen of in heisessies of door teamcoaching. Op individueel niveau is het van belang om dit in 1-op-1’s te doen, te kijken wat gaat er goed en wat er beter kan. Wat er al goed gaat wordt vaak vergeten, we gaan direct door naar de verbeterpunten, en dat is jammer. Het is voor een medewerker veel gemakkelijker om de werkzaamheden die al goed gaan nog beter te gaan doen. Om de mindere zaken goed te belichten moet je erg veel aandacht geven. Het gevoel van falen zal bij de medewerker snel opkomen, ook al wil je dat helemaal niet.

Ga in een 1-op-1 in op wat goed gaat

Ga in een 1-op-1 in op wat goed gaat, waarom dit goed gaat en hoe de medewerker daar excellent in kan worden. Dit geeft een enorme boost aan energie! En wat blijkt; aandacht geven aan de zaken die goed gaan geeft veel meer energie en arbeidssatisfactie dan hameren op de negatieve zaken. Daardoor gaan medewerkers met meer energie aan de slag en trekken ze de zaken die minder goed gaan mee naar boven. Zo worden de vijfjes sneller een zesje en zelfs een zeven. Deze methode werkt zeer goed op de lange termijn.

En wat doe je nu met die blinde vlek van die medewerker? Iedere medewerker heeft zo zijn eigen verbeterpunten die hij zelf niet ziet en wat voor de ander zeker zichtbaar is, hoe ga je daar dan mee om?

De eerste tip is om met iets kleins te beginnen

Iets dat snel, zonder teveel moeite door de medewerker veranderd kan worden en meteen resultaat oplevert. Door met iets heel kleins te beginnen, ligt het ook binnen de mogelijkheden van deze medewerker om het te veranderen. En dat geeft een gevoel dat de verandering werkt!

De tweede tip; een complimentje

Een tweede tip is om deze kleine verandering die de medewerker heeft doorgevoerd om daar ook meteen een complimentje te geven, hoe klein ook. Positieve beloning van een gedrag werkt nog altijd beter dan een negatieve beloning. Ga maar voor jezelf na; hoe klein het complimentje ook is dat je krijgt,  het geeft altijd een goed gevoel. Wordt er daarentegen tegen je gemopperd, dan krijg je weerstand. Met daarbij een hekel aan het werk of erger de persoon die op je moppert. Kortom een negatieve spiraal!

Een derde tip is om aan te geven welk specifiek gedrag je ziet of hoort

Hiermee geef je aan dat je het gedrag van de medewerker afkeurt. De medewerker als persoon keur je juist niet af. Dit doe je door in de ik-vorm je feedback te geven, dus bijvoorbeeld: “Ik zie dat je….” Door in de ik-vorm te praten geef je aan wat jij waar hebt genomen in het gedrag van de ander. Als je zou beginnen met: “Jij doet….”, geef je een beschuldiging naar de ander. Je wilt juist geen beschuldiging geven, dus vertel alleen wat je ziet.