Waarom heeft de EY Barometer Gezondheidszorg een Telegraaf kop?

De EY Barometer Nederlandse gezondheidszorg  is elk jaar weer een document om naar uit te kijken.

Financieel gaat het wat beter bij de meeste zorginstellingen. Zoals altijd wordt deze stelling goed onderbouwd met veel cijfers, kengetallen en analyses. Verder zijn de HRM kengetallen zorgwekkend. EY spreekt terecht: “Een alarmerende toename van het ziekteverzuim (5,9%) en personeelsverloop (15,7%) vormen de belangrijkste oorzaken voor deze daling. Het gevolg? De inzet van personeel niet in loondienst is hoger dan ooit (7,1%).”

Ieder weldenkend mens promoveert beide stellingen uit de werktitel van EY tot waarheden. Ik dus ook, maar is er een relatie? EY suggereert dit namelijk wel met “ten koste van”. Alsof er een hele rits aan zorgbestuurders is die het kerstpakket maar geschrapt hebben om de organisatie financieel beter te laten presteren. Ook als ik het rapport doorspit kom ik het oorzakelijk verband niet tegen.

Veel valt er overigens niet te bezuinigen op die kerstpakketten. Veel verder dan een netje met noten en een cadeaubon van €15,- kom je niet in de zorg, of je moet naar een particuliere instelling gaan. Dat is altijd al zo geweest. Waardering voor je werk krijg je van cliënten of van je collega. Motivatie moet je zelf meebrengen.

Twee mogelijke verklaringen waarom EY een Telegraaf kop gebruikt

1. Omdat je daardoor het rapport gaat lezen

Wat mij betreft een prima reden. Dat is ook waarom de Telegraaf een gewaardeerde krant is. Een Telegraaf kop hoeft niet helemaal te kloppen, het zet je wel aan tot het lezen van het artikel.

2. Omdat de auteurs van EY zich zorgen maken

Ik heb even gekeken naar de EY barometer van 2016. Die was volledig gevuld met financiële data. Verzuim en verloop komen nergens voor. Niet vreemd voor een adviesbureau met een financiële reputatie, maar toch. Ook toen trokken zorgprofessionals al hard aan de bel en waren de HRM kengetallen beroerd. Anno 2019 kan ook EY er niet meer om heen. De personele situatie is in veel zorginstellingen dermate beroerd dat de continuïteit in gevaar komt.

Ook ik maak mij zorgen, hoe moet dat straks met mij en mijn dierbaren?

De hrm kengetallen

Is 5,9% ziekteverzuim hoog?

Natuurlijk is een ziekteverzuim van 5,9% hoog, maar voor een organisatie met fysiek en geestelijk zwaar werk valt het nog wel mee. Sterker nog, dankzij de intrinsieke motivatie van de medewerkers in de zorg blijft het verzuim binnen de perken. Ik ken genoeg voorbeelden uit de industrie waar het ziekteverzuim in slechte tijden boven de 10% komt. Ook al is het werk totaal verschillend, qua  werkbelasting zijn de verschillen minder groot. Beide takken van sport kennen bijvoorbeeld ook onregelmatige werktijden.

Zorgmedewerkers verdienen m.i. een compliment door niet massaal te vluchten in ziekteverzuim. Het is vermoedelijk hun eer te na en de intrinsieke motivatie en liefde voor het werk is te groot. Zij houden de eer aan zichzelf en daarmee komen we uit bij het personeelsverloop.

Een personeelsverloop van 15,7% is extreem

In werkend Nederland is een personeelsverloop van meer dan 15% extreem. Alleen de horeca kent een personeelsverloop dat nog veel hoger ligt (40%), maar dat is echt een ander verhaal. In werkend Nederland komen verlooppercentages van 15% en hoger eigenlijk alleen voor in de aanloop naar een forse reorganisatie. Een sociaal plan moet het natuurlijk verloop dat meestal 4 à 5% bedraagt flink stimuleren om gedwongen ontslagen te voorkomen. Er zijn dus veel medewerkers die niet alleen de huidige werkgever, maar ook de zorg definitief vaarwel zeggen.

Te veel ZZP-ers in de zorg?

Veel organisaties streven juist naar een flexibele schil van 7 tot 10%. In de zorg levert dit veel onrust op. Er is geen noodzaak voor een flexibele schil. De meeste zorginstellingen kennen in de zorgvraag weinig pieken en dalen. Wel kunnen zorgverzekeraars de geldkraan opeens dicht draaien.

Flex is nooit een bewuste keuze vanuit de organisatie, veel meer een noodgreep om de bezetting op peil te houden. Er zijn medewerkers die de zorg definitief vaarwel zeggen, maar er zijn er ook die zich bij de buurman als ZZP-er te laten inhuren. Is dit asociaal? Nee, het is een manier om als zorgprofessional zelf de regie te pakken om het hoofd boven water te houden.

‘Gekkies’ op straat na Prinsjesdag

Met Prinsjesdag heeft het kabinet de portemonnee getrokken voor de verpleegzorg en de jeugdzorg, maar niet voor de geestelijke gezondheidszorg. Juist bij GGZ instellingen zijn de hrm kengetallen beroerder dan beroerd.

Als verward persoon mag je natuurlijk wel een e-training volgen, maar of dat gaat helpen? Kortom, ‘gekkies’ op straat moeten het zelf maar oplossen. Ik verwacht dat vooral de politie van onze grote steden hier erg blij mee zal zijn. Het is triest maar waar; de grotere GGZ instellingen hebben een matige PR. In de eerste plaats bij de eigen medewerkers en daarnaast ook bij de politiek.

Mogelijkheden om het tij te keren

Als de gemiddelde kengetallen al zo slecht zijn, dan is het plaatje voor een individuele organisatie soms nog veel beroerder. Deze organisaties moeten uit een diep dal kruipen of gaan ten onder.

Zelfs met een flinke zak geld kun je daar het huidige personeelstekort niet oplossen. Heb je eindelijk een nieuwe medewerker gevonden, dan is die in de huidige situatie sneller vertrokken dan opgeleid en ingewerkt. Dweilen met de kraan open. Feitelijk vergroot je de zorgen en de frustraties voor de vaste medewerkers. Je zult dus uit een ander vaatje moeten tappen.

Laten we eens een paar mogelijkheden verkennen.

1. Werkdruk en roosters

Het wekelijkse rooster rond krijgen is voor veel zorginstellingen een terugkerend drama. De planning rond krijgen is al lastig, laat staan als er iemand ziek uitvalt. Regelmatig worden (ook wettelijke) grenzen overschreden. Leuk is het al lang niet meer. Waar trek je samen wel de streep?

Probeer om met elkaar de arbeidstijdenwet te handhaven. Lees om te beginnen de regelingen nog eens goed door en begin met de nachtdiensten. Onverwachte (nacht-)diensten zijn een regelrechte aanslag op iemands privé leven, motivatie en werkplezier. Niet veilig voor medewerkers, niet veilig voor cliënten. Probeer als organisatie linksom of rechtsom echte maatregelen en voorzieningen te treffen voor de nacht. Voorkom dat je als werkgever misbruik moet maken van de urgentie die elke medewerker voelt als de nachtbezetting veel en veel te laag is.

2. De papieren tijger

Elke organisatie kent formulieren die ingevuld moeten worden, verplichte registraties, kwaliteitssystemen etc. In de loop der tijd groeit de administratieve belasting. Er komen wel formulieren bij, maar verdwijnen of oplossen doen ze niet. Schrappen die boel klinkt stoer, maar meestal kan dat helemaal niet.

Wat op elke afdeling kan en snel resultaat geeft is een ”small group activity”. Maak een nieuwe set formulieren. Kijk of je enkele formulieren slim kunt combineren. Schrap onnodige velden, kies voor een eenvoudige en eenduidige vastlegging. De tijger laat zijn tanden zien en verscheurt papier. Een klein team van de werkvloer gaat in de ochtend aan de slag. Na de lunch werk je de voorstellen uit en aan het einde van de dag keurt het management deze goed. De facilitator borgt in de loop van de dag natuurlijk wel het succes!

3. Innoveer met duizend kleine stapjes

In organisaties die niet lekker lopen wordt vaak te veel verwacht van een “manager van buiten” of van enkele “nieuwe medewerkers”. Innoveren doe je met het hele team en is zeker geen solo taak van een manager of stafafdeling. Pas als je de enorme potentie van innovatie echt aan den lijve hebt ondervonden, ga je het zien. Tot die tijd geloof je het niet, kan het niet, is de eigen situatie geheel anders, etc. etc.

Ga eens met een kleine delegatie op werkbezoek bij een paar excellent werkende teams buiten de eigen organisatie. Dit hoeft helemaal geen identieke instelling of afdeling te zijn. Copy-Paste werkt helaas zelden, maar kijk je ogen uit en verbaas je over de resultaten. Het kan echt.

Het hoofddoel moet zijn meer veiligheid voor medewerkers en cliënten. Vooral ook meer werkplezier. Kortom, het leveren van betere zorg. Een gevolg is dat er efficiënter gewerkt kan worden en dat de HRM kengetallen verbeteren. Jagen op efficiency is het paard achter de wagen spannen.

4. Rationaliseer de inzet van ZZP-ers

De arbeidsmarkt is in alle sectoren flexibeler geworden. Aan de inzet van uitzendkrachten en ZZP-ers valt voor werkgevers in de Randstad bijvoorbeeld echt niet meer te ontkomen. In sommige delen van het land is de situatie wat beter, maar de vraag is voor hoe lang  nog.

Waar wil je ZZP-ers inzetten en waar niet? Welk tarief mag een ZZP-er eigenlijk vragen, of beter gezegd, binnen welke bandbreedte ga je als organisatie hierin mee? Goedkoop wordt het niet en makkelijk ook niet. Als het toch onvermijdelijk is, kun je het maar beter gaan organiseren. Alleen al vanwege de BTW problematiek (en kosten) is dat de moeite waard.

Uurtarieven van een ZZP-er druppelen door en zorgen voor onvrede bij de medewerkers in vaste dienst. Soms terecht, maar vaak ook onterecht. Dat laatste kun je voorkomen. Medewerkers realiseren zich niet altijd dat de werkgeverslasten hoog zijn. Niet alleen de sociale lasten, maar ook de kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden en van de pensioenregeling.

5. Maak een nieuw plan voor instroom en doorstroom van medewerkers

Voor veel organisaties is de huidige personele situatie echt dramatisch. Het verloop is dermate hoog dat dit de continuïteit bedreigt. De kans is groot dat zelfs met een ruim financieel budget de oude en door iedereen gewenste manier van werken niet meer haalbaar is. Kijk daarom op tijd naar wat er wel kan.

Als voorbeeld een algemeen ziekenhuis met een nijpend tekort aan verpleegkundigen op een bepaalde poli. Bereken eens als oefening het percentage van de werktijd dat deze verpleegkundigen echt bezig zijn met handelingen conform artikel 36 van de BIG wet; injecties toedienen, medicatie voorschrijven etc. Er is heel veel werk bij het voorbereiden, controleren en uitdelen van medicatie. Veel van dit werk mag van de wet ook door anderen uitgevoerd worden. Verpleegkundige medische kennis en ervaring wil je vooral daar inzetten waar het nodig is.

Laat een nieuw type medewerker de organisatie instromen en probeer het werk anders te organiseren. Zeker niet makkelijk, maar dit is wel een serieuze mogelijkheid om de werkdruk voor zorgprofessionals te verlagen. Heb je weer wat grip op de instroom, faciliteer dan het leren intern en werk aan loopbaanpaden (doorstroom).

Natuurlijk kun je altijd je hoop vestigen op een nieuwe wervingscampagne voor verpleegkundigen, maar wat kun je in alle redelijkheid verwachten? De huidige hrm kengetallen zijn helaas bikkelhard.

Slotalinea

Dit blog is door mij geschreven op basis van mijn waarnemingen als betrokken buitenstaander. Als ik zie hoe hard er gewerkt wordt en hoe groot desondanks de problemen zijn, maak ik mij zorgen.

Mijn bijdrage aan zorginstellingen is dat ik samen met mijn collega’s de communicatie op de werkvloer verbeter door middel van hands-on trainingen.

Vera van Kampen, Wijk bij Duurstede 26-8-2019
Communicatietrainer en eigenaar van Hospitality in de Zorg
Neem ook eens een kijkje bij www.calyxtraining.nl, sterk in telefoontraining, training klantgericht communiceren en helpdesk training